Perangkat lunak pengolah kata (word processing) adalah perangkat lunak aplikasi yang digunakan untuk membuat tulisan di komputer. Saat ini, ada banyak perangkat lunak pengolah kata yang digunakan, antara lain : Corel Word Perfect, Lotus Word Pro, Notepad, WordPad, Microsoft Word, Page Maker, StarOffice Writer, OpenOffice Writer,AbyWord, KWord, dan masih banyak lagi.
Microsoft Word dapat digunakan dengan mudah, karena mempunyai tampilan jendela yang dilengkapi dengan menu-menu dan tombol-tombol perintah yang mudah digunakan oleh pemakainya (user friendly). Selain itu, Microsoft Word mempunyai kemampuan yang andal untuk membuat berbagai macam dokumen, seperti surat, laporan, memo, faksimile, poster, buletin, buklet, dan sebagainya.
Dalam penulisan dokumen, Word mempunyai pilihan jenis dan ukuran font yang sangat banyak. Word juga dilengkapi fasilitas pemformatan dokumen, berbagai macam latar belakang dokumen, Clip Art, gambar, dan tabel. Word juga dapat digunakan untuk mengorganisasi data dan membuat grafik. Selain itu, Word juga dapat digunakan secara bersama-sama dengan aplikasi Microsoft Office yang lain.
Word dilengkapi dengan fasilitas yang memungkinkan penggunanya menulis e-mail dan mengirimkannya secara langsung melalui jendela Word. Word juga dilengkapi fasilitas untuk membuat halaman-halaman web.
1. Mengenal Tampilan Word
Pada saat Word dijalankan, akan tampak sebuah jendela yang dilengkapi dengan berbagai komponen jendela Word. Masing-masing komponen tersebut mempunyai fungsi tertentu untuk membantu dan memberikan informasi kepada kita pada saat bekerja dengan sebuah dokumen. Komponen-komponen tersebut, yaitu :
Title Bar
Title bar berfungsi untuk menampilkan nama dokumen yang sedang aktif di jendela Word. Nama dokumen tersebut sesuai dengan nama file dari dokumen tersebut. Bila dokumen yang ditampilkan belum pernah disimpan, nama dokumen yang ditampilkan adalah Document1, Document2, Document3, dan seterusnya.
Kontrol Jendela
Kontrol jendela terletak di bagian atas jendela Word sejajar dengan title bar. Kontrol jendela terdiri dari tiga buah tombol. Tombol pertama dengan tanda minus (-) berfungsi untuk memperkecil tampilan jendela. Tombol kedua dengan tanda kotak, berfungsi untuk memperbesar tampilan jendela. Sedangkan tombol ketiga dengan tanda (x) berfungsi untuk menutup jendela.
Menu Bar
Menu bar merupakan tempat menu-menu yang memuat daftar perintah-perintah word. Masing-masing menu memuat perintah-perintah yang saling berhubungan. Perintah-perintah yang terdapat dalam salah satu menu akan ditampilkan apabila menu tersebut diklik. Sebuah perintah akan dijalankan apabila perintah tersebut diklik.
Toobar
Toolbar adalah komponen jendela yang memuat tombol-tombol perintah. Setiap tombol mewakili sebuah perintah yang terdapat di menu. Kita dapat menjalankan sebuah perintah yang terdapat di menu dengan mengklik tombol perintahnys di toolbar. Setiap tombol di toolbar dilengkapi gambar yang memudahkan kita mengenali perintah yang dijalankan oleh tombol tersebut.
Kursor
Pada saat jendela Word ditampilkan, kursor akan ditampilkan di halaman dokumen. Kursor menunjukkan bagian halaman dokumen yang sedang aktif. Huruf yang kita ketik di keyboard akan ditambahkan di halaman dokumen tempat di mana kursor berada.
Untuk memindahkan kursor di halaman dokumen, kita dapat menekan tombol arah Left, Up, Right, dan Down di keyboard. Kita juga dapat memindahkan kursor dari satu tempat ke tempat yang lain dengan cara mengklik mouse di tempat kita ingin meletakkan kursor.
Task Pane
Task pane merupakan jendela kecil yang terdapat pada aplikasi Office yang memuat daftar-daftar perintah yang biasa digunakan. Task pane ditempatkan di sebelah kanan jendela Word dengan ukuran kecil. Sehingga kita dapat menggunakan perintah-perintah tersebut sambil tetap bekerja di lembaran kerja kita.
Di jendela Word, task pane akan ditampilkan apabila kita menjalankan perintah New, Search (menu File), Office Clipboard (menu Edit), dan menambahkan Picture dari Clip Art (menu Insert). Selain itu, task pane juga akan ditampilkan apabila kita mengklik perintah task pane yang terdapat di menu View.
Scroll Bar
Scroll bar berfungsi untuk menggeser halaman dokumen yang ditampilkan. Ada dua buah scroll bar yang dimiliki oleh jendela Word, yakni scroll bar vertical dan scroll bar horizontal. Scroll bar vertical digunakan untuk menggeser halaman dokumen kea rah atas atau bawah. Sedangkan scroll bar horizontal digunakan untuk menggeser halaman dokumen dalam arah horizontal.
Mistar (Ruler)
Mistar berfungsi untuk menunjukkan ukuran sebenarnya dari halaman dokumen yang sedang dikerjakan. Mistar dapat menggunakan satuan sentimeter ataupun inci, tergantung pada pengaturan yang dibuat.
Mistar terdiri dari dua buah. Mistar horizontal untuk menunjukkan ukuran lebar kertas dan mistar vertical untuk menunjukkan ukuran panjang kertas.
Status Bar
Status bar berfungsi untuk menampilkan informasi berkenaan dengan dokumen yang sedang dikerjakan. Informasi yang ditampilkan oleh status bar, antara lain nomor halaman, bagian dokumen, halaman ke berapa dari jumlah halaman yang ada dalam dokumen, jarak posisi kursor ke batas atas kertas, nomor baris, kolom posisi kursor, dan berbagai status tombol keyboard.
2. Menu Word
Berikut akan dijelaskan secara singkat menu-menu yang terdapat di Word dan beberapa perintah yang paling sering digunakan yang terdapat di menu tersebut.
Menu File
Menu File memuat perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan file-file dokumen. Perintah yang terdapat di menu File, antara lain membuka file (Open), membuat dokumen baru (New), menutup dokumen (Close), mencetak dokumen (Print), mengatur kertas (Page Setup), mengakhiri Program (Exit), dan lain-lain.
Menu Edit
Menu Edit memuat perintah-perintah untuk melakukan pengeditan dokumen. Perintah-perintah yang terdapat dalam menu Edit, antara lain membatalkan perintah (Undo), mengopi (Copy), menyalin (Paste), mencari (Find), mengganti (Replace), dan lain-lain.
Menu View
Menu View memuat perintah-perintah untuk mengatur apa saja yang ditampilkan di jendela Word dan juga mengatur bagaimana tampilan sebuah dokumen.
Menu Insert
Menu Insert memuat perintah-perintah untuk menambahkan sesuatu ke dalam dokumen. Beberapa hal yang dapat kita tambahkan ke dokumen, antara lain halaman dokumen (Page Number), catatan kaki (Footnote), gambar (Picture), dan lain sebagainya.
Menu Format
Menu Format memuat perintah-perintah untuk mengatur format sebuah dokumen. Perintah untuk memformat sebuah dokumen yang terdapat di menu Format, antara lain pengaturan format huruf (Font), pengaturan format paragraf (Paragraph), pengaturan format kolom (Columns), dan sebagainya.
Menu Tools
Menu tools memuat perintah-perintah tool yang dimiliki oleh Word. Perintah-perintah tool tersebut, antara lain pengecekan spelling dan grammar, translate, pembuat macro, dan sebagainya.
Menu Table
Menu Table memuat perintah-perintah yang digunakan pada saat kita bekerja dengan sebuah tabel.
Menu Window
Menu Window memuat perintah-perintah untuk mengatur tempilan jendela Microsoft Word, seperti New Window, Arrange All, and Split. Menu Window juga memuat daftar file apa saja yang sedang dibuka di Microsoft Word.
Menu Help
Menu Help memuat perintah-perintah untuk menampilkan bantuan. Untuk menampilkan perintah-perintah dapat kita lakukan dengan dua cara, yaitu mengklik menu yang bersangkutan dan menekan tombol shortcut di keyboard. Tombol shortcut sebuah menu ditandai dengan garis bawah pada menu tersebut. Sebagai contoh, menu File akan ditulis dengan File, dengan huruf F yang diberi garis bawah. Tombol shortcut untuk menu File adalah Alt + F. Bila kita menekan tombol Alt dan tombol F secara bersamaan, perintah-perintah di menu File akan ditampilkan.
Pada saat daftar perintah dari sebuah menu ditampilkan, kita akan melihat bahwa beberapa perintah dilengkapi dengan gambar. Gambar tersebut akan membantu kita untuk mengenali fungsi perintah tersebut. Perintah yang disertai gambar di sampingnya juga menandakan bahwa perintah tersebut mempunyai tombol di toolbar.
Sama halnya dengan menu, perintah yang terdapat dalam sebuah menu akan dijalankan apabila kita mengkliknya. Di samping itu, perintah-perintah tersebut juga mempunayi shortcut yang dapat dijalankan dengan cara menekan tombol keyboard. Misalnya, perintah Save As ditulis dengan Save As. Ini berarti perintah Save As mempunyai tombol shortcut, tombol Alt + A.
Selain itu, beberapa perintah juga mempunyai tombol shortcut kedua yang ditampilkan di sebelah kanan perintah tersebut. Misalnya, perintah Print mempunyai perintah shortcut Alt + P dan sebuah shortcut yang kedua, yaitu tombol Ctrl + P. Perbedaan kedua shortcut ini terdapat pada cara menjalankannya. Pada shortcut pertama, menu tempat perintah tersebut berada harus ditampilkan terlebih dahulu. Pada shortcut jenis kedua kita tidak perlu menampilkan menu perintah terlebih dahulu untuk menjalankannya.
Microsoft Word akan menyembunyikan perintah-perintah yang sudah lama tidak dijalankan. Pada saat kita mengklik sebuah menu, tidak semua perintah pada menu tersebut akan ditampilkan. Namun, bukan berarti kita tidak dapat menjalankan perintah yang disembunyikan tersebut.
Untuk menampilkan sebuah perintah yang disembunyikan, kita dapat lakukan dengan dua cara : mengklik tanda panah ganda yang terdapat pada bagian bawah daftar perintah atau dengan cara mengklik menu tersebut dua kali (double click).
SubMenu
Submenu adalah menu tambahan yang terdapat pada menu bersama dengan perintah-perintah. Bila diklik, submenu tidak akan menjalankan sebuah perintah, melainkan menampilkan perintah-perintah yang terdapat di dalam submenu tersebut.
Menu Pop-Up
Selain menu yang terdapat pada menu bar, Word juga mempunyai menu lain yang disebut menu pop-up. Menu pop-up adalah menu yang muncul apabila kita mengklik kanan di tempat tertentu di dokumen atau jendela Word.
Perintah yang terdapat di menu pop-up berubah-ubah, tergantung pada tempat yang diklik dan kondisi yang ada. Sebagai contoh, bila kita memblok teks kemudian mengklik kanan, perintah yang muncul di menu pop-up adalah perintah untuk mengedit teks dan perintah yang berhubungan dengan pemformatan teks. Hasilnya akan berbeda apabila kita mengklik kanan pada sebuah gambar, perintah yang muncul akan berupa pengeditan dan pemformatan gambar.
3. Toolbar
Toolbar merupakan tombol-tombol yang mewakili perintah-perintah yang terdapat pada menu. Toolbar dibuat agar kita dapat menjalankan sebuah perintah dengan lebih mudah dan cepat.
Sama halnya dengan menu, tombol-tombol yang terdapat di toolbar dikelompokkan berdasarkan perintah-perintah yang sejenis. Sacara default, Word hanya menampilkan toolbar Standard dan Formatting. Untuk tombol toolbar yang lain, kita dapat mengatur apakah akan ditampilkan atau tidak.
Mengenali Perintah Tombol Toolbar
Setiap tombol toolbar dilengkapi dengan gambar (image) yang akan menolong kita untuk mengenali perintah apa yang akan dijalankan oleh tombol toolbar tersebut.
Word dilengkapi dengan ScreenTips. ScreenTips adalah teks yang akan ditampilkan apabila kita meletakkan pointer mouse beberapa saat di atas sebuah tombol toolbar. ScreenTips menampilkan perintah yang akan dijalankan oleh sebuah tombol toolbar.
4. Menampilkan Toolbar
Jika toolbar yang ditampilkan di jendela Word terlalu banyak, ruang untuk menampilkan halaman dokumen di jendela Word akan semakin sempit. Kita akan lebih sulit menemukan sebuah tombol karena banyaknya tombol yang terdapat di jendela Word. Sebaliknya, jumlah toolbar yang terlalu sedikit akan menyebabkan kita tidak dapat menemukan tombol yang diperlukan karena belum ditampilkan.
Langkah-langkah untuk menampilkan toolbar di jendela Word adalah sebagai berikut :
- Dari menu View, klik Toolbars. Daftar kelompok toolbar akan ditampilkan. Tanda cek di depan daftar tertentu menunjukkan tombol toolbar tersebut sudah ditampilkan.
- Lakukan salah satu dari berikut ini :
- Klik tombol toolbar yang ingin ditampilkan. Tanda cek akan ditambahkan di depan kelompok toolbar yang dipilih.
- Bila kita ingin menghilangkan sekelompok toolbar di toolbar, klik kelompok toolbar tersebut. Tanda cek akan dihilangkan dari kelompok toolbar yang dipilih.
5. Memperbesar dan Memperkecil Tampilan Dokumen
Tampilan dokumen yang lebih besar akan membuat teks dalam dokumen kelihatan lebih besar. Namun, bagian halaman dokumen yang dapat ditampilkan lebih sedikit. Sebaliknya, tampilan dokumen yang lebih kecil akan membuat teks dalam dokumen kelihatan lebih kecil. Namun, bagian halaman dokumen yang dapat ditampilkan lebih banyak.
Langkah-langkah untuk mengatur ukuran tampilan dokumen adalah sebagai berikut :
- Dari menu View, klik Zoom. Kotak dialog Zoom akan ditampilkan.
- Pilihlah ukuran perbesaran yang kita inginkan.
- Klik tombol OK.
Kita juga dapat mengatur ukuran tampilan dokumen dengan menggunakan tombol Zoom yang terdapat di toolbar. Untuk memilih perbesaran yang kita inginkan, kita dapat mengklik tanda panah ke bawah yang terdapat di tombol tersebut.
Jika computer yang kita gunakan mempunyai mouse yang dilengkapi dengan scrool, kita dapat menjalankan perintah Zoom dengan cara menekan tombol Ctrl di keyboard dan kemudian menggerakkan scroll mouse.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar